2012年1月25日水曜日

効果的なプレゼンを作る10のステップ

こんにちは。松浦です。
あまりの寒さに心が折れそうです。

ところで、久々にプレゼンをする機会をいただいたので、僕なりのやり方を纏めました。
ご参考になれば。



今回は、僕がメンバーとしてやっているパペルック株式会社の新アプリ
pape.mu girls (パペム ガールズ)」についてのプレゼンを例にします。

スライドはこちらです。
http://www.slideshare.net/kazuhiromatsuura/papemu-girls-presentation-2012125



1. 発表する場について調べる

まず「いつ」「どこで」「どんな方々が」「なぜ」そこに集まっているのかを確認するところから始めます。
5W1Hの「How」と「What」を省き、プレゼンの4Wと呼びましょう。
具体的には下記のように反映していきます。

・いつ → 時事ネタ、季節ネタを変える。
・どこで → スクリーンの大きさや会場構成に応じて、文字や写真の大きさや位置、色などを変える。
・どんな方々が → 年齢やセグメントによって最重要メッセージやテンション、用語の使い方などを変える。
・なぜ → その会の趣旨に合わせた構成にする事。

今回は
・1月末に
・会社の会議室で
・ファッション関係者の方々が
・ネットの活用の仕方を勉強するために
集まる会でした。



2. 最重要メッセージを決める

たった一つだけ覚えてもらえるとしたら何を覚えてもらいたいか?を考えます。
それをもとに、プレゼンの題名(または副題)を決めます。

今回はファッション関係者が集まる会ということで
「雑誌のようにファッション情報が見られる pape.mu girls」
としました。



3. 全体の構成を決める

1〜2をふまえつつ、伝えたい事をどういう流れで話すかを決めていきます。
カンペを置いておくので、これをベースに組み替えてください。

●相手が自分の会社のことを知っている場合

・あいさつ
・最近の実績
-----
・世の中の解決すべき問題について
・その問題を解決する事で生まれる市場性について
・新製品の名前発表
・新製品の見た目発表
・概要説明
・これを使うと生活がどうかわるのか
・ライブデモまたはデモムービー
・マネタイズ方法
・見た目と概要のおさらい
・発売時期や今後の展開について
・あいさつ
-----
・質疑応答

●相手が自分の会社の事を知らない場合

・あいさつ
・なぜ自分がここにいるのかの説明
・会社概要(発表者は何者なのか)
-----
・世の中の解決すべき問題について
・新製品の名前発表
・新製品の見た目発表
・概要説明
・これを使うと生活がどうかわるのか
・ライブデモまたはデモムービー
・マネタイズ方法
・見た目と概要のおさらい
・発売時期や今後の展開について
・あいさつ
-----
・質疑応答

最初のブロックが少し違うだけです。
今回は下記のような構成にしました。

・あいさつ
・なぜ自分がここにいるのかの説明
・自分概要と会社概要
-----
・インターネット上のファッション情報が集めにくい点について
・名前発表
・スクリーンショット発表
・概要説明
・デモムービー
・詳細説明
好みの取得について
広告部分について
学習部分について
・これを使うと生活がどうかわるのか
・現在までの実績
・見た目と概要のおさらい
・今後の展開について
・あいさつ
-----
・質疑応答



4. しゃべりの原稿を考える

4と5のどちらを先にするかは人によると思います。
僕は、基本はまず文章を作り始め、途中で思い浮かんだ画面構成を原稿中にメモっていきます。
また、ライブ感や発表時間との調整のしやすさの関係で、いきなりしゃべり言葉で書き始めます。

「こんにちは!パペルックの松浦と申します。
本日はお時間をいただきましてありがとうございます。
なぜここにいるのかと申しますと、実は先日、ファッション系のiPhoneアプリをリリースいたしまして…」

といった具合です。
僕のスタイルは、コピー用紙にガンガン手で書いていき、画面イメージが浮かんだ瞬間にその場に描き込み、また文章を書き始める、というものです。

書いているうちに、この話の流れだとこっちが先がいい、
この客層だとこの話はいらない、などのアイデアが浮かんでくるので、
必要に応じて3で作った構成を見直していきます。


こんな感じです。



5. 画面各スライドを考える

まずは紙に描きなぐります。
ここが重要です。
手で描くと細かい文章を書くのがめんどくさいので、本当に重要なことだけを書こうとするからです。
書くのが面倒なほどの文章は、見ている方の頭にも入りません。
(配布資料と発表用スライドではまた違ってきます。今回は発表用スライドの話です。)

文章は1スライドに2行まで、箇条書きであれば5個までが目安だと思ってください。
サクサク進むスタイルであれば1分あたり2枚、じっくり話すタイプであれば1分に1枚ぐらいがいいと思います。

もし会場が小さいことがわかっている場合は、文字を少し上に寄せ目で作ってください。
前に座っている人の頭でスライドの下の方が見えない可能性が高いからです。



6. スライドを作る

ここで初めてPowerPointなりKeynoteなりを起動します。
もし可能であれば、Macを用意しましょう。
最終的にWindowsのPowerPointで発表する事になるとしても、
Mac版のPowerPointやKeynoteで作ったものを書き出して使った方が圧倒的に見栄えがいいです。

基本は5で描いたスケッチの通りに作っていきます。
アニメーションは、必要なところだけで効果的に使いましょう。
話題が大きく変わるタイミングで画面全体が切り替わるエフェクトを入れたり、
箇条書きを列挙するときにふわっと表示させたり、
新製品の名前や目玉機能を紹介するときに派手目のエフェクトを使ったり、ぐらいです。

色も同様です。
あまりに多くの色をごちゃごちゃと使うのではなく、ここぞ!というところで派手な指し色を入れます。

当日、プロジェクタを、ミラーリングではなく拡張画面として使えるなら、
ノート部分に原稿を書いておくと安心です。

もし書き出したPowerPoint用データが現場で上手く表示されるか不安な場合は、
PDFで書き出すのも一つの手です。
その場合はエフェクトが使えなくるので、エフェクトの各段階ごとを一枚一枚のスライドに切り分けてください。

可能であれば、これを、発表する製品について何も知らない人に見せて、意味が分かるかチェックしてもらってください。
もちろん、自分で解説してはいけません。黙って渡して見てもらいます。
ダメならそこを修正して、また別の人に見せましょう。



7. 練習する

ストップウォッチをかけて、一度通しで原稿を読み上げます。
このとき、読み終わるまでストップウォッチは見ません。
ゆっくりしゃべるようにしましょう。
しゃべり終えたら、ストップウォッチを止めてチェックします。

おそらく、予想以上に時間オーバーしていると思います。
無駄な部分を削り、もう一度読んでください。

これを、制限時間から30秒〜1分引いた時間に収まるまで繰り返します。
(本番は不安のあまり余計なことを言ったりして、時間が増える事が多いため。)

今度は、タイマーを掛けて同じように読んでください。
ゆっくりと話して時間内に読み終えたら、大丈夫です。

他の人に見てもらってツッコミを受けるのがベストです。

上がり症の人は、練習しまくってください。
緊張を克服するほぼ唯一の方法は、途方も無い回数の練習をこなす事です。



8. 発表する

さて、本番です。
上記のことが出来ていれば、当日、画面をチラッと見るだけでスラスラ話せると思います。
本番で大事なのは、

・ゆっくりとはっきりと堂々としゃべること
・視線は会場に向けること
・画面の邪魔をしないこと(画面の前に立たない、うろうろしない)
・見せ場は少しオーバーなぐらいに感情的に話すこと

だけです。
特に最初の項目は気をつけてください。

テンパった場合は、とにかく、勢いで話しきってください。
同じ営業活動である一対一の営業とプレゼンとの本質的な違いは「相手が一人ではない」という部分ですので、乱暴な言い方をすると、プレゼンの場合は会場に一人でも話を聞いてくださる方がいればなんとかなります。
実際にはいなくてもいいんです。いると信じてとにかく堂々と話してください。

もちろん、落ち着いて会場と対話しつつ、全員に話を聞いてもらえるに越した事はありません。



9. 振り返る

まず、自分から遠い人達の意見を調べます。
会について書かれたブログや、最近であればTwitterにハッシュタグ付きで流れていたりします。
発表の善し悪しについて触れられている事はほぼないので、自分の伝えたかった事が最低限伝わっているかをチェックします。

参加者に直接聞いてもいいのですが、対面だと大抵はほめるはずなので、あまり参考にはできません。

会場で録音・録画してもらっている場合は、見直したり聞き直したりします。



10. 修正する

最後に、反省をもとに資料を修正しましょう。

話している間につっかえた場所や忘れてしまってうまく話せなかった場所、反応の悪かった場所を重点的に見直します。
きっと、次回はもっとうまく話せるようになっているはずです。



ビジネスプレゼンだけでなく、卒論発表やお父様の説得にも応用できますので、ぜひ使ってみてください。

pape.mu girlsも無料だからダウンロードしてみてね!
http://pape.mu/



ハッピー。